BBasic als Hausverwaltungsprogramm

Vorwort

BBasic wird seit 1988 als Hausverwaltungsprogramm genutzt und weiterentwickelt.
https://Studentenwohnheime-muc.de nutzen das Programm für die Verwaltung von hunderten Wohnungen mit mehreren Eigentümern (Mandanten).
BBasic kann Nebenkostenabrechnung, Mieter-Lastschrift, Mahnwesen und vieles mehr.

Ich bin Vermieter... warum sollte ich BBasic nutzen

• BBasic ist hoch professionel und seit 30 Jahren im Einsatz
• BBasic kann felxibel auf für grosse Verwaltungen mit mehreren Häusern und mehreren Mandanten verwendet werden
• Die Daten sind immens sicher. Siehe Datensicherheit
  
• BBasic ist kostengünstig - für Kleinvermieter sogar kostenlos
• BBasic ist DSGVO konform
• BBasic erledigt das gesamte Repertoire einer grossen Hausverwaltung (ausser Lohnabrechnung)
  -Mieterverwaltung
  -Zahlungsverker
  -Buchhaltung
  -Dokumentenverwaltung
• BBasic beinhaltet auch Lizenzen für EMail, Tabellenkalkulation (XLS kompatibel) und Textverarbeitung (DOC kompatibel) man braucht keine zusätzlichen kostenpflichtigen Lizenzen
• BBasic kann Lastschriften und Onlinebanking (FinTS und das professionelle EBICS) - damit geht die Buchhaltung fast von selbst    
• Die Hausverwaltung, die Verwaltung der Mieter und die FiBu gehen schnell und Fehlerfrei
  weil echte doppelte Buchhaltung.
• Auch extrem umfangreiche Steuererklärungen können dank umfangreicher Auswertungsprogramm direkt aus den Daten erzeut werden.

Legendär ist die Datensicherheit (siehe hier)

 

 

Konkretes Vorgehen als Vermieter

Als erstes Installieren Sie das Programm.
Nur wenn Sie eine Mehrplatz-Installation planen sollten Sie die Grundlagen der Installation beachten bevor Sie das Setup starten.

Bei Einplatz-Installation zB auf einem Laptop starten Sie das Setup (siehe hier)

Das Setup Siehe Setup! 

Eine kostenlose Lizenz für max. 10 gleichzeitige Arbeitsplätze erhalten Sie wie folgt:

 

Nach abgeschlossenem Setup erfolgt die Installation:

 

Vorlage: Hausverwaltung

Wenn Sie die Installations-Vorlage "Hausverwaltung" anwählen sind alle elementaren Einstellungen bereits erledigt.

Besonders interessant für Hausverwaltungen ist

• die Mieterverwaltung mit optional
  RADIUS-Server um Mieter zu authentifizieren (zB. für Internet im Haus und Garten)
  um Mitglieder gezielt anzusprechen
• Das Online-Banking um Mieten zu verwalten, automatisch zu Buchen und
  ggf. automatisch per SEPA-Lastschrift mit entsprechender Vorankündigung einzuziehen
• der vorgefertigte FiBu-Kontenplan mit Auswertungen für Vermieter 

Optional mit Web-Server

• die strukturierte Dokumentenverteilung,
• Online-Zugriff auf die FiBu - Daten und Stammdaten für Mieter

 

Das konkrete Vorgehen als Vermieter

Sinnvolles Vorgehen:

1. Anlegen des Kontenplans - am Besten durch Import einer BBX Einstellungsdatei (zB mitglelieferte Datei "Hausverwaltung"
2. Anlegen der Bank bzw Banken - möglichst mit Onlinebanking. Siehe Onlinebanking einrichten und Bank anlegen
3. Anlegen derHäuser (das erste Haus ist bereits mit Nummer 1 angelegt, hier Strasse eund Eigentümer ändern)
    (siehe Grundlagen Hausverwaltung, Häuser anlegen, Wohnungen anlegen)
   Grundlagen zur Namensgebung:
   Häuser sollten kurz und prägnant sein (Cle127 für Clemensstr. 127, denn im Kontenplan wird der Häusername vor allen Namen vorangestellt - als zB. Cle127 Aufzugs-Kosten, Cle127 Kaminkehrer)
   Wohnungsname müssen Eindeutig sein - und sollten (müssen aber nicht) erkennen lassen welches Haus es ist.
   Wir haben uns angewöhnt C17 'C' für Clemensstr127, '1' für Stockwerk, '7' für 7. Wohnung im Uhrzeigersinn
   oder MK213 (MK=Margot Kalinke, 2.Stock Einheit 13) (MK201 - für Einheit 1)
4. Das wars ... jetzt müssen Sie nur noch monatlich die Mieten ins Soll stellen und die Bank buchen.
5. Ausserdem sollten Sie die Lieferanten-Rechnungen anlegen und Scannen und den Zahlungsverkehr nutzen.
   Das macht Ihnen die Arbeit leichter - ist aber nicht unbedingt nötig.
6. Die Afa (Abschreibung der Häuser und Sachanlagen) funktioniert super einfach und erleichtert den Jahresabschluss ungemein

 Die Auswertungen bekommen Sie auf Knopfdruck unter "SuSa und Auswertungen", unter Mieterlisten und unter Wohnungslisten

So installieren Sie BBasic

 

 

 

 Jetzt geht es los... wir müssen die Häuser und die Wohnungen anlegen

Als erstes legen Sie sinnvollerweise die Häuser an.

 

 

Die "Lieferanten" für die Felder KAminkehrer, Heizungsfirma ... sind reine Info-Felder. Sie können jederzeit geändert werden und können für den Anfang leer bleiben.

 

Die Frage der Nebenkostenabrechnung ist insofern relevant, als BBasic ggf. weitere Konten für die Nebenkostenabrechnung anlegt.
Kann jederzeit geändert werden. 

 Damit ist das Haus angelegt. Wiederholen Sie den Vorgang ggf. für zusätzliche Häuser. In der Freeware-Version können Sie maximal 10 Häuser verwalten.

Anlegen der Wohnungen

Bevor Sie Mieter anlegen können müssen nun die Wohnungen angelegt werden.

 

 

Die Wohnungsnummer MUSS eindeutig sein - Sie sollte kurz und prägnant sein. Wir haben uns angewöhnt

• Erst einen oder mehrere Buchstaben für das Haus (C= Clemensstrasse, E=Emanuelstrasse, MK=Margot-Kalinke Str)
• Dann das Stockwerk - in unserem Falle nur einstellig - unsere Häuser haben nicht soviele Stockwerke (0=EG)
• Dann ein-oder Zweistellig - je nach Hausgrösse - die Wohnungsnummer im Uhrzeigersinn

C01=Clemensstr. Erdgeschoss - erste Wohnung im Uhrzeigersinn

 

Die FiBu-Kontonummer bewirkt daß Mieter nach Häusern und Wohnungen sortiert in der SuSa erscheinen. Das Programm nimmt die hier Eingegeben Nummer als Startwert wenn ein neuer Mieter angelegt wird.

Der erste Mieter bekommt die Nummer 00 - 01 - 001 (Haus 0 - Wohnung 01 ). Wenn die Nummer vergeben ist zählt BBasic hoch. Durch dieses System sieht die Susa schön aus - und man kann auch die offenen Mieten pro Haus in der Susa ablesen.

 

 

 

Mieter anlegen

 

 

 

 

 Wie geht es weiter?

• Legen Sie die grundlegenen FiBu und Firmendaten an. Wie das geht sehen Sie hier.
  Wichtig von Anfang an ist der Kontenplan in der Hausverwaltung - eine spätere Änderung ist nur mit immensem Aufwand möglich.
• Legen Sie Lieferanten an - um die Kosten zu erfassen (Eingangsrechnung anlegen) Siehe Einstieg Buchhaltung Lieferanten

 

Weitere Information Einstieg Hausverwaltung